Cómo administrar un negocio en 10 pasos

Todos queremos tener un negocio: Lo hablamos, lo soñamos, lo logramos y ahora viene la triste realidad: ¿Cómo administrar un negocio?

Si lo difícil no es empezarlo, ¡es mantenerlo!

Por cierto, si todavía no tienes un negocio, no dudes en leer estos posts:

• ¿Qué negocio puedo poner? 8 pasos para el negocio de tus sueños
• ¿Cómo emprender un negocio? 5 pasos para lograrlo

1. ¿Que quieres lograr con tu empresa?

Primero que nada debes saber que cuando hablamos de los objetivos de una empresa, nos referimos a aquellas metas y/o resultados que deseas alcanzar en un periodo de tiempo determinado.

Es por ello que el primer paso para saber cómo administrar un negocio es establecer objetivos: Marcará tus acciones y te mantendrá motivada.

Si quieres lograr cumplir todos los objetivos de tu empresa o negocio tus metas deben de ser:

• Medibles: No es lo mismo decir “se tiene que mejorar las ventas” a decir: “se deben mejorar las ventas en un 20% para el próximo mes”. Si no tienes idea de cuánto, inicia con un aumento del 10%.
• Claros: No dejarlo a la “interpretación” de otras personas.
• Alcanzables: Tomando en cuenta el personal, los recursos financieros y tecnológicos con que se cuenta y el tiempo.
• Realistas: No es lo mismo decir “aumentaremos de 10 a 1000 empleados en un mes” a decir “aumentaremos de 10 a 20 empleados en un mes”.
• Coherentes: Deben estar alineados con otros objetivos y agarrados de la mano con la misión, visión, políticas, cultura y valores de la empresa.

Pero lo más importante es que tus objetivos te emocionen. Te hagan soñar y te lleven a lo que quieres ser a largo plazo. Te va a emocionar más pensar que este mes tienes que llegar a un 10% de ganancias, si sabes que al final del año lograrás un millón de pesos.

2. Cómo administrar un negocio: ¿Uso mi capital o pido un préstamo?

Hay mucha gente que piensa que Jeff Bezos fue muy tonto al vender la mayoría de acciones de Amazon, quedándose con sólo el 12%.

Imagínate: Si ahora es el hombre más rico del mundo… ¡imagínate si tuviera el 100%!

Hay otra cosa que no todos vemos: Amazon nunca hubiera llegado a ser lo que es ahora si Bezos no hubiera vendido el 88% de su compañía.

De aquí aprendemos que el vender tu compañía o pedir préstamos puede generarte más dinero que no hacerlo.

Pero ¡claro que Bezos no empezó a vender inmediatamente!, si no cuando ya sabía cómo su negocio generaba dinero y sabía dónde poner ese dinero que iba a obtener para que Amazon creciera y generara rendimientos.

Por esto, si ya tienes bien establecido tu modelo de negocios y sabes exactamente qué es lo que vas a hacer con ese dinero para que te genere más rendimientos, entonces pide un préstamo.

Ojo, aquí no importa si acabas de iniciar tu negocio: Por ejemplo, un carnicero que lleva años trabajando con el dueño de una carnicería, sabe exactamente cómo es el negocio y qué hacer para que produzca más. Este es un ejemplo de cómo iniciando podrías empezar con dinero prestado.

En cambio, si nunca has trabajado en este negocio y no está probado este modelo de negocio, entonces te recomiendo iniciar con dinero propio.

3. Inventario

Para saber cómo administrar un negocio es básico que conozcas cuánta mercancía tienes:

• Exhibida
• En tu almacén
• En envíos
• En cada punto de venta
• Entregada

Así sabrás si tu negocio está generando ganancias o no.

Estos son los pasos para que lleves de la mejor manera tu inventario:

1. Encuentra un lugar con espacio suficiente para mantener tu inventario y señalízalo
2. Puedes llevar tu inventario por medio de un software, en papel o en los dos, así que determina cuál será
3. Registra entradas, salidas, inventario de cada producto y haz inventarios cíclicos (cada cierto tiempo cuenta todo el producto que tienes en tu inventario)
4. Si existe alguna diferencia, trata de revisar el por qué

4. Ingresos

Otro básico para saber cómo administrar un negocio es tener el registro de los artículos que se han vendido.

Siempre lleva un registro mensual de cuántos ingresos has tenido y ¡no te dejes llevar por el! Recuerda que todavía hay que restarle los gastos.

5. Gastos y costos

Para saber cómo administrar un negocio, primero, definiremos cuáles son los gastos que realizamos mes con mes:

• Materia prima
• Mano de obra directa: Empleados que realizan directamente el producto
• Costos indirectos de fabricación: Papelería, empleados administrativos, renta de espacios, muebles, etc.

Claro que esto también lo puedes hacer si vendes servicios, así que ponte las pilas:

• Mano de obra directa: La persona que da el servicio
• Costos indirectos: Gasolina, Laptop, electricidad, internet, etc.

Ahora, para determinar los costos a los que estás produciendo tu producto o servicio y los márgenes de ganancia que estás teniendo, simplemente resta tu ingreso unitario entre costo unitario.

Es decir, a cuánto vendes un producto o servicio y cuánto es lo que te cuesta crear ese producto o servicio. En el caso de los productos, simplemente suma todos los costos mensuales y divídelos entre la cantidad de productos que terminas al mes.

En el caso de los servicios, puedes dividir los costos en horas y asignarle todas las horas a los diferentes servicios que entregas.

Con este análisis podrás determinan cuál es tu margen de ganancias y por cuánto dinero es que estás trabajando.

6. Ganancias

Es básico que lleves tus finanzas claras como el agua. Lleva mensualmente un registro de tus ingresos (ventas), gastos, ganancias y cuál es el verdadero costo de tu producto o servicio.

El chiste de tener un negocio es que te pueda dar un rendimiento mayor o en mejor tiempo que una inversión sin riesgo, como los CETEs.

Por ejemplo imagínate que cobras 1,000 pesos por un producto pero te gastas 990 en hacerlo y de empezar a hacerlo a que lo vendes, duras un total de 1.5 meses. ¿Qué es mejor, ese negocio o meter tu dinero en CETES?

¡Sorpresa! Es exactamente lo mismo. ¿Quieres gastar tu tiempo y esfuerzo sólo para ganar lo mismo que metiendo tu dinero en una inversión “segura” en la que sólo tienes que mover un dedo y listo?

Claro que si el mismo producto que vendes a $1,000 te cuesta 920 producirlo y lo puedes vender en 1 mes, eso te da el rendimiento que te dan los CETES del 8% cada mes. Muy bien pero ¿vale la pena trabajar todo lo que trabajas para ganar un 8% al mes?

Con base en eso debes de determinar tu margen de ganancia y cuánto quieres ganar. Claro que los precios en el mercado dictan claramente entre qué precios debes de andar, pero también está de tu parte el bajar los costos de producción y hacer tu ganancia más grande.

7. Lleva el control de tus deudas

Es de vital importancia que tengas siempre en cuenta las deudas que poseas tanto a corto y a largo plazo.

• Sueldos
• Renta
• Pago de servicios
• Créditos
• Pago a proveedores

No vaya a ser que a final de mes ya hayas gastado todo el dinero que ibas a necesitar para pagar tus cuentas y debas de endeudarte a lo menso, recuerda que tus ingresos los recibirás después, dependiendo de cómo vendas. Por ejemplo, en mi caso, mis ingresos del mes llegan hasta el día 20 y tantos del siguiente mes, así que debo de mantener bien mis finanzas para no quedarme sin nada hasta el siguiente mes.

8. Registro de clientes y excelente servicio a clientes

Esto es tan importante que algunas empresas tienen su propio departamento para esto. Customer Relationship Management.

El tener un registro de tus clientes para poder mandarles información específica a sus necesidades y recordarles de tus ofertas o hasta para desearles un feliz cumpleaños es algo que no se olvida y hará que te mantengas siempre en su mente.

Claro que es importantísimo que desde antes de que te compren puedas ofrecer un excelente servicio al cliente, que es lo que en estos tiempos hace la diferencia con los negocios y puedas recibir recomendación de boca a boca.

9. 4 Reglas de oro para cómo administrar un negocio

Para lograr un buen desempeño de tu negocio o empresa debes seguir algunas reglas al pie de la letra y así mantener tu proyecto en el camino hacia el éxito.

1. Ser realista

Iniciar un negocio no significa que al año vas a poder darte la vida de millonario y dejar de trabajar para vivir en las Bahamas. Iniciar un negocio significa que después de un año tal vez ya te alcance para pagarte un sueldo. Iniciar un negocio significa que después de 5 años puedas tener una libertad financiera que te hará no tener que trabajar todos los días de tu vida. Pero claro, eso será sólo si sabes cómo administrar un negocio desde los primeros años, lentamente, sin querer sacarle todo el dinero antes de que aprenda a caminar. 

2. Planificar

Planificar qué es lo que quieres lograr en 3 meses, en 6 meses, en un año, en 10 años. ¿A dónde quieres que vaya tu empresa? ¿Cómo lo quieres lograr? En 10 años, ¿qué quieres conseguir de esta empresa?

Por eso las empresas inician con una visión, para poder planear todos sus pasos con esa base y finalmente llegar a esa visión.

3. Conoce a tus clientes:

Conociendo muy bien a tus clientes podrás obtener muchísima ventaja en las ventas: Conoce sus hábitos de consumo, cuándo ve la tv, cuándo esta en el celular, qué hace en el día, qué hace para divertirse, qué desayuna y porqué llora en las noches. El conocer a tu cliente a fondo hará que siempre te presentes en el momento más indicado y ellos se sientan tan identificados contigo que no piensen en nadie más que en ti al pensar en tu producto o servicio.

4. Se más que un líder en tu empresa

¿Por qué decidiste iniciar esta empresa? Esta motivación te llevará a ser un ejemplo a seguir y motivará a tus empleados a dar lo mejor de sí y ponerse la camiseta de tu empresa.

¿Te gustaría trabajar en una empresa de paquetería como DHL? Y si te dijera que esta empresa fue creada por 3 surfistas que querían llevar sus tablas a Hawaii para poder competir e iniciaron la empresa para también dar el servicio a los demás competidores, ¿te sentirías más orgullosa de trabajar ahí? ¿trabajarías con más ganas sabiendo que hay una razón detrás de la empresa?

10. Cómo administrar un negocio: Edúcate y administra tu tiempo

Si te vas a quedar con algo de este post que sea esto:

La mejor inversión para tu negocio eres tú.

Tu empresa crecerá sólo tan alto como tú lo hagas. Para ganar más tienes que convertirte en una persona más grande y con más habilidades para lograrlo.

¿Qué debes de aprender?

Todo lo que te haga ser un mejor líder:

• Cómo hablar
• Cómo delegar
• Administrar proyectos
• Ética profesional
• Finanzas
• Relaciones interpersonales
• Administrar negocios

Creo que lo más importante para una emprendedora es la influencia que pueda tener en otros para que se sumen a su proyecto, ya sea un inversor o un empleado.