¿Tienes una idea genial que crees que es la mejor idea de negocio que has tenido en tu vida? ¡Seguramente sí es una de las mejores ideas de negocio que has tenido en tu vida! Pero ¿sabes qué hace la diferencia? Si la pones en acción o no. La ejecución es lo que hace la diferencia y aquí es dónde la productividad juega un papel importante y es de lo que hoy te voy a contar.
Claro que queremos cumplir nuestros sueños y metas, pero ¿qué pasa cuando “no tenemos tiempo”?. ¿Cómo cumplir con nuestras metas cuando tenemos casa, familia y, a veces, hasta un trabajo fuera de la casa que cuidar? Aquí es cuando nuestras ideas se entierran en el cementerio y van creciendo como terribles pensamientos de “¿qué hubiera pasado si hubiera seguido mis sueños?”.
Todo mundo quiere obtener más por menos dinero o tiempo: Más producto, más comida, más educación, cosas más grandes, más calidad, etc. Queremos todo barato y rápido y esto es una tendencia mundial. Todas estamos en busca de obtener más por nuestro dinero o por lo menos, por el mismo precio pero eso sí, nunca por más dinero.
Esta estrategia es la base para nuestra productividad, ya que casi siempre malgastamos nuestro principal activo:
Nuestro tiempo.
Mientras menos hacemos, más nos acostumbramos. Si estoy acostumbrada a trabajar fuera de casa, llevar a los niños a la escuela, hacer desayuno, comida y cena y hacer los quehaceres, vamos a terminar cansadas, pero nos acostumbraremos.
Pero si estoy acostumbrada a llevar a mi hijo a la escuela a una calle, “tarde” (a las 9:00am), a hacer el quehacer, recoger a mi hijo, hacer la comida y descansar, cuando haga algo más (como una serie de mandados) voy a terminar bien cansada. Y esto no es crítica, esta descripción es muy parecida a mi vida, ya que sólo le falta trabajar en mi blog 2 horas a la semana. Y a veces siento que me falta el tiempo. Pero ¿por qué creen que sea? Porque me desacostumbré a hacer más.
Así que por esto me puse a investigar y aplicar algunas técnicas de productividad para sacarle mas a mi tiempo:
¡Eso sí! antes de darte las claves, al inicio es un poco difícil poner en práctica estas estrategias porque estamos desacostumbradas. Ten tus metas en mente y verás que no será taaan difícil.
1. Metas
¿Qué creíste? ¿Qué sólo diciéndote que “tengas tus metas en mente” ya te iba a dejar? ¡Ni que no te conociera!
Tus metas son lo más importante para la productividad. Siempre que tus metas sean lo suficientemente fuertes, vas a tener un fuego en el corazón que no te va a dejar quedarte sentada esperando.
Así que te recomiendo que escribas una serie de respuestas a estas preguntas:
- ¿Cómo te gustaría que fuera tu vida en 1 años? ¿Y en 5? ¿Y en 10?
- ¿Qué necesitas hacer ahora para que esto se cumpla?
Si quieres una guía más detallada al respecto, te recomiendo que leas mi artículo acerca de “¿Qué negocio puedo poner?”.
Aunque con base en estas preguntas puedes llegar a tener unas metas muy claras y establecidas de qué quieres hacer y que necesitas hacer ahora para lograrlo.
Una herramienta que me encanta es el “visión board” o tablero de visión, en el cual pones imágenes, palabras o fotos que te hagan vivir tus sueños. Que te motiven a seguir y te hagan sentir como te sentirías en el lugar en el que ya cumpliste tus sueños. En mi caso, mi visión board sólo tiene 4 imágenes y se encuentra como fondo de pantalla en mi celular.
2. Utiliza las herramientas tecnológicas
¡Para la productividad ya hay muchísimas apps que te pueden ayudar! Las que más uso son:
- Asana: Es una herramienta que te ayudará para crear diferentes proyectos y generar un diagrama de Gantt (ósea, una línea de tiempo para las tareas que corresponden a ese proyecto). Con esto puedes ponerles tiempo a cada una y proyectar cuándo terminarás con ese proyecto.
- Toggl: Este cronómetro te ayuda a cronometrar cada una de las actividades que desarrollas. En mi caso, escribir un post, contestar correos o comentarios pueden ser actividades recurrentes.
- Un cronómetro de pomodoro: Esta es una estrategia que veremos más adelante, así que no voy a platicar mucho más de esto, sólo que es un temporizador que cuenta en bloques de 25 min.
Otros ejemplos son las aplicaciones que nos cuentan qué hacemos en el celular y las que nos ayudan en finanzas. Si quieres más info de cómo controlar tus finanzas, entra a mi curso gratis: Haz click aquí para inscribirte.
3. Agenda tu tiempo
¡Obvio! ¿no?, pues resulta que no siempre lo tomamos en cuenta como un aspecto importante dentro del plan de productividad personal. Una de las mejores maneras de aprovechar tu tiempo es crear un calendario de eventos importantes, sobre todo si tienes planeado hacer algún viaje o quieres culminar algún proyecto en una fecha específica, ya que al agendar todo, tendrás chance de planificarte con tiempo y no perder el tiempo.
Algo que me ha ayudado muchísimo, en especial cuando eres mamá, es que tienes que empezar a adelantarte a los acontecimientos, por ejemplo, si dentro de un mes viene un día festivo y sabemos que en nuestros hijos tendrán evento. ¿Puedes adelantarte con los disfraces y bloquear tu tiempo para poder asistir? ¡Excelente!
Una herramienta tecnológica que me encanta es el calendario de Google que se actualiza con mi celular y me permite tener una alarma 30 minutos antes del evento, para poder recordarlo y hacerlo sin ningún problema. Eso si, también soy fan de un buen pizarrón en donde anotar mis tareas recurrentes semanales y proyectos o tareas especiales en qué concentrarme. Así simplemente me siento y ya sé qué tengo que hacer sin planear mucho.
Otra excelente opción es lo que se llama “time blocking”.
Es cuando por semana o día puedes bloquear tus diferentes bloques de tiempo para hacer algo, en lugar de hacerlo por hora y agrupar actividades parecidas. Por ejemplo, de 7-9 preparar y llevar a mi hijo a la escuela. De 9-11 hacer quehacer en el hogar, 11-1 trabajar en mi blog, 1 a 2 ir por mi hijo y de 2-3 hacer la comida, pueden ser ejemplos de cómo bloquear tu tiempo y hacer lo que tengas que hacer.
4. Mejor hecho que perfecto
Es muy fácil caer en el perfeccionismo. “No lo voy a lanzar hasta que tenga tiempo de hacerlo bien”, “no voy a lanzarlo porque me da pena”, “mejor lo hago mañana para dedicarle el tiempo”, etc.
El perfeccionismo es sólo una excusa más para procrastinar pero, como creemos que lo estamos haciendo “con buenas intenciones” (porque ¿quererlo hacer bien no es malo o sí?), no creemos que sean excusas.
Déjame decirte que si son excusas. Es una excusa porque estás dejando que te impida avanzar. Es una excusa porque te importa lo que piensen los demás.
Siempre puedes mejorar tu trabajo, pero siempre puedes perder la oportunidad de que la gente lo vea o lo compre.
5. Usa un temporizador
Esta es uno de los hábitos que más me han servido para hacer cosas que no quiero hacer o para no distraerme. En este caso, existe una técnica muy famosa que se llama “pomodoro” que consiste en trabajar en bloques de 25 minutos y descansas 5 minutos. Esto lo haces 4 veces y cuando ya tienes 4 bloques de 25 minutos trabajados puedes descansar 10 minutos o más.
El chiste de esta técnica es que respetes los tiempos y, como tienes el tiempo contado, te concentres en lo que quieres lograr en esos 25 minutos.
Claro que puedes cambiarlo como tú quieras. Por ejemplo, cuando son actividades en las que necesitas muchísima concentración, podrías poner este cronómetro dentro de 1 hora o 1 hora y media. En el caso de que sean cosas que no quieres hacer, ponlas pon el cronómetro por 15 minutos, ¿a poco no puedes lavar los platos por 15 minutos?, ¿doblar o colgar la ropa? ¡claro que sí!.
6. Elimina las distracciones
¿Cuáles distracciones, me dirás? La más importante: El celular. Elimina todas las notificaciones que te llegan de redes sociales, los correos electrónicos que no te sirven, pestañas abiertas en tu navegador (concéntrate sólo en una tarea).
Incluso voy más allá y te pido que cuides qué es exactamente lo que entra a tu mente. ¿No te pasa que entras a una red social y terminas deprimida y todo el día piensas en lo que viste? A mi me pasa muchísimo con casos de injusticia crueldad, etc. Me arruinan mi día literalmente. ¿Por qué en lugar de seguir sitios de noticias normales no seguimos sitios de noticias felices? ¿Porque en lugar de seguir personas que publican contenido aburrido, tonto o conflictivo seguimos a personas que publican contenido alegre e inspirador?
Recuerda que eres el promedio de las 5 personas que están a tu alrededor y el mundo digital también cuenta. ¡Y mucho!
7. Pon música
No te recomiendo que pongas música cuando estás concentrada, pero ¿qué tal cuando tienes que barrer? ¿o trapear?No se puede hacer quehacer o actividades en las que no se requiere pensar, sin música. También puedes aprovechar para poner podcasts que te motiven o te enseñen algo 🙂
8. Prioriza tus tareas
Creo que este es el verdadero santo grial de la productividad:
No puedes hacerlo todo.
No puedes trabajar, cuidar a tus hijos, la casa y tu relación sin dejar caer algo o, mínimo, sentirte frustradísima algunos días.
Por esto, es importante tener muy claras tus metas (el primer punto) y qué es lo más importante para ti. Para lo que sea más importante dedica y agenda tiempo completo, pero para lo que no, deja que alguien más lo haga, ponlo en autopiloto, elimínalo o redúcelo.
Un excelente ejemplo es la casa, ya que casi estoy segura que le das mayor valor a tu familia, a tu relación y a tu trabajo que a tu casa. Claro que esto no significa que esté súper sucia o que coman mal. Simplemente puedes poner en acción pequeñas cosas como:
- Planear las comidas y comprar con base en eso, para saber qué vas a hacer de comer todos los días y que tengas todos los ingredientes necesarios, para evitar idas a la tiendita de última hora. Aprende a hacer un plan de comidas en 5 pasos aquí.
- Contrata a una persona que te ayude a hacer el aseo una vez a la semana. Con esto, te quitas de lavar baños, limpiar a fondo la cocina y barrer y trapear. Sólo dedícate a mantener durante lo que queda de la semana
- Si no puedes contratar a una persona, lleva un calendario de limpieza y pídele a toda tu familia que ayude.
- Haz el súper en línea y sólo pasa a recogerlo: Nada como evitar el estrés de ir con niños al súper.
Por otro lado, en cuanto a tu productividad en el trabajo, te recomiendo muchísimo que apliques la regla de Paretto: 80% del ingreso que tienes se debe al 20% de las actividades que haces. Si eres Freelancer o tienes tu propia empresa. El aplicar esto va a cambiar radicalmente cuánto tiempo trabajas y el dinero que ganas. Gracias a esto, ¡yo tripliqué mi ingreso!
9. Cómete la rana primero en la mañana
¿A quién no le satisface terminar una tarea muy importante que tenía que hacer pero seguía procrastinando?
A mi me encanta poder tachar algo que he visto en mi lista de tareas por mucho tiempo y creo que a cualquiera también. Una noche antes prioriza y agenda las tareas más importantes que tienes que hacer y ¡hazlas!. Al hacerlas en primer lugar concentrarás toda tu energía en ellas y seguro marcarán el humor con el que estarás todo el día.
10. Recompénsate
¿A poco no te motivaría muchísimo a terminar de arreglar tu clóset si sabes que después vas a poder tomar una sesión de masaje? ¿O si terminas ese gran proyecto de trabajo podrás irte a comprar esa bolsa que tanto te gusta? Definitivamente las recompensas son motivadores súper fuertes, pero tenemos que saber cómo hacerlos de una manera que de verdad nos recompense.
Tampoco tengas miedo a que “las recompensas sean tú único motivador”. Definitivamente son un motivador para hacerlo más rápido y darle prioridad, pero no significa que “sin recompensas ya no haremos nada”, tú eres quien decide qué tienes que hacer, así que no te estreses (aunque tampoco exageres jaja).
11. No seas multitasking
Este es uno de los mitos más grandes de la productividad. Mientras sí considero que el poder apagar y prender tu mente dependiendo de lo que estés haciendo es de gran utilidad, hacer diferentes tareas a la vez no es una buena idea y ya hay varios estudios que lo confirman.
De hecho, las nuevas tendencias de habilidades para empleados es decir, lo que será más buscado, será que los empleados puedan mantener la concentración en una tarea por un largo periodo de tiempo.
Hacer un trabajo enfocada te garantiza muchísima claridad, productividad y rapidez.
12. Ten una rutina en la mañana
Algo que me ha ayudado masivamente a concentrarme en mis metas, mejorar mi motivación y mi productividad, ha sido tener una rutina mañanera. Claro que mi rutina es muy sencilla pero he escuchado personas a las que les dura 1.5 o 2 horas, ya que incluyen meditación o hacer ejercicio.
En mi caso, sólo me toma unos 15 minutos y entre otras cosas llevo un diario de agradecimiento, reviso mi dinero y cómo va mi blog. Con esto por el momento es suficiente para mí.
Recuerda que tu rutina puede llevar lo que TÚ quieras, no te estreses por meter actividades como meditar, que pueden no ser lo que tu quieres. Y tampoco te preocupes porque sea muy pequeña, siempre puedes agregarle más cosas después.
13. Lleva hábitos saludables
Hace poco leí una frase que me cambió el chip:
En un mundo en el que no dormimos ni comemos bien, no nos ejercitamos y vivimos pegados a pantallas azules; le damos prioridad a comer “superfoods”, hacemos limpias de estómago y bajamos apps para dormir.
¿Qué quiere decir esto?
Siempre, SIEMPRE, siempre valoramos muy poco los hábitos saludables como comer bien, hacer ejercicio y dormir bien (en especial, ¡dormir bien es vital!) y es lo que en verdad podemos implementar y traerá el mejor “retorno de inversión” ya que de todos modos comemos y dormimos, ¿por qué no hacerlo bien?.
Al implementar estos hábitos te prometo que verás un cambio de calidad de vida y en productividad espectacular. ¡De verdad! Estoy tan segura de esto que por eso las negritas.
Recuerda que el aumento o disminución de tu productividad sólo depende de ti, de tus hábitos y de tu motivación. Es importante que no sólo te bases en la motivación (que es efímera) para cumplir tus sueños. Porque puedes querer muchísimo bajar de peso, pero hay días en los que simplemente te sientes mal, no quieres hacer ejercicio y se te antoja muchísimo el helado.
Por eso, los hábitos son lo que tenemos que mejorar para poder lograr tus metas (aunque un visión board siempre ayuda). Así que ¡vamos por tus metas! 🙂
